Mina mõtlen päris tihti, miks ma midagi teen. Kas sinul juhtub ka vahel nii? Tegelikult on see üsna inimlik ja muretseda tasuks pigem siis, kui selliseid küsimusi enam ei teki.
Aastate jooksul olen märganud, et küsimus “miks?” aitab lahendada nii isiklikke kui ka tööalaseid väljakutseid. Kui eesmärk või tegevuse mõte on ebaselge, kipuvad ka tulemused jääma juhuslikuks. Seetõttu jagan mõningaid tööriistu ja mõtteviise, mis on aidanud mul oma mõtteid korrastada ning mida kasutan regulaarselt ka organisatsioonide, meeskondade ja teenuste arendamisel.
Mulle on jäänud meelde ühe juhi ütlemine: “Hea inseneri parim isikuomadus on laiskus.” Olen sellega nõus. Mitte selles mõttes, et tööd ei peaks tegema, vaid selles, et enne tegutsemist tasub veenduda, et lahendame õiget probleemi.
Näen sageli, kuidas organisatsioonides kulutatakse palju aega tegevuste planeerimisele, projektide käivitamisele ja tööde tegemisele. Tehakse palju tööd, peetakse koosolekuid, koostatakse tegevusplaane ja raporteid. Ometi tekib mingil hetkel küsimus: kas see kõik aitab saavutada soovitud tulemust?
Praktikas alustatakse sageli lahendusest. Otsustatakse luua uus teenus, arendada infosüsteemi või käivitada projekt, ilma et oleks lõpuni selge, millist probleemi lahendatakse või kelle jaoks väärtust luuakse. Sama muster kordub ka eesmärkide seadmisel. Eesmärgid kirjeldavad sageli tegevusi – “rakendada uus süsteem”, “korraldada koolitus” või “luua rakendus” –, mitte soovitud muutust.
Tulemusjuhtimise metoodikad, sealhulgas OKR-id, lähtuvad vastupidisest loogikast. Esmalt tuleb mõista, miks muutust on vaja, millist mõju soovitakse saavutada ning alles seejärel otsustada, milliseid tegevusi selleks teha. Minu enda “laiskus” väljendubki selles, et tahan võimalikult varakult saada vastuse küsimusele: miks me midagi teeme?
Golden Circle – alusta põhjusest
Üks tööriist, mille juurde ma sageli tagasi pöördun, on Simon Sineki Golden Circle.
Selle keskmes on kolm lihtsat küsimust:
- Miks? (Why)
- Kuidas? (How)
- Mida? (What)
Enamik organisatsioone alustab küsimusest “mida”. Millise projekti teeme? Millise süsteemi arendame? Millise teenuse käivitame?
Minu kogemus ütleb, et palju kasulikum on alustada küsimusest “miks”. Kui mõju ja eesmärk on selged, muutub ka otsuste tegemine lihtsamaks. Sageli selgub isegi, et esialgu välja pakutud lahendus ei ole parim viis soovitud tulemuse saavutamiseks.
Golden Circle on üks lihtsamaid viise, kuidas aidata meeskondadel jõuda tegevustest tulemusteni.
Opportunity Canvas – ühine arusaam enne lahendusi
Teine tööriist, mida kasutan üsna sageli, on Opportunity Canvas.
Mulle meeldib selle juures eelkõige see, et see sunnib korraga vaatama mitut olulist küsimust:
- Mis probleem vajab lahendamist?
- Kelle probleem see on?
- Millised andmed kinnitavad probleemi olemasolu?
- Millist kasu loodame saavutada?
- Kuidas saame aru, et oleme õnnestunud?
Minu kogemuse järgi ei takerdu organisatsioonid sageli mitte lahenduste puudumise taha, vaid seetõttu, et inimesed mõistavad probleemi erinevalt. Juht, spetsialist, teenuse omanik ja klient võivad rääkida samast teemast, kuid näha seda täiesti erinevast vaatenurgast.
Opportunity Canvas aitab need vaated tuua ühte raamistikku ning luua ühise arusaama enne, kui hakatakse tegema investeeringuid või käivitama arendusprojekte.
Kliendi vaatest mõtlemine
Veel üks tähelepanek, mida olen aastate jooksul korduvalt märganud: organisatsioonid kipuvad kirjeldama probleeme enda vaatenurgast.
Näiteks:
“Meie infosüsteem ei võimalda andmeid efektiivselt hallata.”
See võib olla tõsi, kuid kliendi jaoks ei ole see probleem. Kliendi probleem on hoopis see, et ta ei saa vajalikku teenust kiiresti kätte või peab läbima keerulise protsessi.
Kui probleem sõnastada kliendi vaatest, muutuvad sageli ka lahendused. Mõnikord selgub, et infosüsteemi arendamine ei ole üldse kõige olulisem samm.
Just seetõttu püüan nii eesmärkide seadmisel kui ka teenuste arendamisel alati küsida: kelle probleemi me lahendame ja milline muutus peab tema jaoks tekkima?
Kuidas see seostub OKR-idega?
Viimastel aastatel olen üha rohkem kasutanud neid samu põhimõtteid ka OKR-ide loomisel.
Minu jaoks ei alga hea OKR eesmärgi sõnastamisest. See algab probleemi mõistmisest.
Sageli kasutan üsna lihtsat loogikat:
- Mõista probleemi.
- Selgita välja soovitud mõju.
- Sõnasta eesmärk.
- Lepi kokku mõõdetavad tulemused.
- Alles seejärel otsusta tegevused.
Kui see järjekord läheb vastupidi, muutuvad OKR-id kiiresti tegevusplaaniks. Kui aga alustada probleemist ja mõjust, tekivad eesmärgid, mis aitavad organisatsioonil päriselt õppida ja areneda.
Tööriistad on ainult vahendid
Golden Circle, Opportunity Canvas, 5 Why’s, OKR-id ja mitmed teised raamistikud ei ole eesmärk omaette. Need on tööriistad, mis aitavad inimestel ühtemoodi mõelda, keerulisi probleeme struktureerida ning jõuda paremate otsusteni.
Olen neid lähenemisi kasutanud nii teenuste arendamisel, strateegiate koostamisel, protsesside kujundamisel kui ka meeskondade eesmärgistamisel. Mida keerulisem on teema ja mida rohkem on seotud osapooli, seda suuremat väärtust hakkavad sellised raamistikud looma.
Kui tunned, et teie organisatsioonis tehakse palju tööd, kuid alati ei ole päris selge, millist tulemust sellega saavutada soovitakse, siis võib abi olla just sellest, et võtta hetk ja küsida üks lihtne küsimus:
“Miks me seda teeme?”
Minu mõtteid aitas korrastada ChatGPT